Dick Kamp: Werkt u met een expliciete stakeholdersstrategie?

19 december 2023

Door Dick Kamp, Director Pension, Investment and Risk bij Milliman Pensioen

Een pensioenfonds kent, net als elke andere organisatie, vele stakeholders. Het woord management impliceert dat de stakeholders ‘beheerst’ moeten worden. Maar wie zijn nu de stakeholders van een pensioenfonds, hoe wordt daar mee omgegaan en waarom is stakeholdermanagement belangrijk? Een verkennend overzicht.

Volgens een eenvoudige en wellicht ruime definitie zijn de stakeholders van een pensioenfonds dié personen en organisaties die een direct belang hebben bij het bestaan van dat pensioenfonds. Dat belang kan verschillende verschijningsvormen hebben.

Wie zijn de stakeholders?

Als directe afnemers van de diensten van een pensioenfonds (het verstrekken van pensioenuitkeringen) zijn de deelnemers (actieven, slapers, (ex)partners, wezen en gepensioneerden) nadrukkelijk stakeholder. De werkgever van de deelnemer is als opdrachtgever ook stakeholder. Het pensioenfonds geeft concrete invulling aan die arbeidsvoorwaarde van de werkgever.

Meer op afstand is de sector of ‘de maatschappij’ stakeholder. Een deugdelijke uitvoering van een pensioenfonds vergroot immers het vertrouwen van de sector of de maatschappij in pensioen. Een niet deugdelijke uitvoering creëert wantrouwen, met alle gevolgen van dien. Bovendien belegt een pensioenfonds in de maatschappij en consumeert de deelnemer in de maatschappij.

Andere stakeholders zijn de toezichthouders, DNB en de AFM, die door middel van toezicht ervoor zorgen dat de pensioenuitvoering door de deelnemers, de werkgevers en de maatschappij op een verantwoorde wijze plaatsvindt.

Tot slot zijn ook de dienstverleners die het pensioenfonds ondersteunen bij de bedrijfsvoering stakeholders. Denk onder andere aan de pensioenadministrateurs, de vermogensbeheerders, de accountants, de actuarissen, communicatiespecialisten en IT-platformleveranciers. Er is immers sprake van een wederkerigheid. Gaat het goed met het pensioenfonds, dan kan het ook goed gaan met de ondersteuners. En andersom: goede ondersteuning is een voorwaarde voor een goede dienstverlening door het pensioenfonds.

Hoe wordt met stakeholdermanagement omgegaan?

Bij de beheersing van de stakeholders door het pensioenfonds worden een aantal stappen doorlopen. De eerste stap betreft het identificeren van de stakeholders. De tweede stap betreft het analyseren van de stakeholders: wat is hun rol, hoe belangrijk is die en welke afhankelijkheden zijn er. De derde stap betreft het prioriteren en de wijze waarop de stakeholders actief kunnen worden betrokken bij de strategische en operationele bedrijfsvoering. De vierde stap betreft het monitoren van de stakeholders. De vijfde stap betreft het evalueren en zo nodig aanpassen van de eigen processen dan wel de afspraken met de stakeholder.

Dit klinkt eigenlijk wel logisch en bekend, zult u zeggen. Gelukkig maar. Veel doet u al in de operationele bedrijfsvoering en is bijvoorbeeld opgenomen in het communicatiebeleid en het uitbestedingsbeleid. De toegevoegde waarde om vanuit het aspect stakeholdermanagement te kijken is de integraliteit van het geheel.

Waarom is stakeholdermanagement belangrijk?

Als je een overzicht maakt van de stakeholders, dan heb je ook het overzicht van het ecosysteem van het fonds. Wellicht zit daar ook een verrassing in. Ik geef als voorbeeld communicatie en het actief betrekken van deelnemers. Nu vindt dat veelal plaats via een risicopreferentieonderzoek. Maar wanneer bent u echt in gesprek (lees: dialoog) geweest met deelnemers om te bezien wat hun verwachtingen zijn?

Een ander voorbeeld is ‘de maatschappij’. Met ‘de maatschappij’ als zodanig kun je niet in gesprek gaan. Toch wil je weten welke belevingen en verwachtingen daar leven. De Pensioenfederatie probeert daar actief aan te werken. Wat draagt u daarin bij als pensioenfonds?

Een laatste voorbeeld is de meer gewenste onderlinge samenwerking tussen de pensioenadministrateur en de vermogensbeheerder bij de uitvoering van het nieuwe pensioencontract. Deze samenwerking komt niet spontaan tot stand en dient beheerst te worden in het belang van het pensioenfonds. Een andere operationele invulling van stakeholdermanagement is gewenst. Het pensioenfonds dient daar wat ons betreft de lead in te nemen.

Dit beperkte aantal illustratieve voorbeelden geeft aan waarom stakeholdermanagement belangrijk is. Het zorgt ervoor dat de (strategische) doelstelling van het pensioenfonds ‘in sync’ blijft met de opdrachtgevers en deelnemers. Het zorgt er ook voor de operationele uitvoering effectief en efficiënt blijft. En dat allemaal binnen de lijnen van de wet.

Beste pensioenfondsbestuurder, heeft u uw stakeholders integraal in beeld en beheerst u deze zodanig dat uw pensioenfonds ook voor de lange termijn relevant is? Kortom, werkt u met een expliciete stakeholdersstrategie?

Dit is de drieëntwintigste column in een serie over risicomanagement. De serie heeft tot doel de lezer te prikkelen om risicomanagement te beschouwen als een integraal onderdeel van het runnen van een pensioenfonds.

Meer columns van Dick Kamp