Ronald Sijsenaar: Laat sleutelfuncties geen sluitpost zijn

July 18, 2023

Laat sleutelfuncties geen sluitpost zijn in de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel, ze spelen een cruciale rol.

Door Ronald Sijsenaar, Sector Lead Pensions, Probability & Partners.

Sleutelfuncties hebben als doel countervailing power te bieden ten opzichte van de onderdelen die belast zijn met de uitvoerende werkzaamheden. Dit in het kader van beheerste en integere bedrijfsvoering. Ook is wettelijk vereist dat het risicobeheer ‘doeltreffend’ en ‘goed geïntegreerd’ in de organisatie en de besluitvormingsprocessen is. De sleutelfuncties hebben een controlerende en in voorkomende gevallen adviserende rol. In de regel zijn de functies gescheiden binnen pensioenfondsen, en ieder met zijn eigen set van werkzaamheden en verantwoordelijkheden, maar een goede afstemming is noodzakelijk.

De risicobeheersfunctie beoordeelt, monitort en rapporteert over het risicobeheerssysteem. Met de risicobeheersfunctie wordt beoogd dat een pensioenfonds een totaalbeeld heeft van de verschillende risico’s waaraan het pensioenfonds wordt blootgesteld. De actuariële functie is onder andere verantwoordelijk voor het beoordelen van de berekening van de technische voorzieningen, het beoordelen van de gedragslijn nieuwe verplichtingen en het ertoe bijdragen dat het risicobeheer doeltreffend wordt toegepast. De belangrijkste taak die hoort bij de interne auditfunctie is het periodiek evalueren van de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemechanismen, en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een pensioenfonds. De interne auditfunctie beoordeelt tevens de doeltreffendheid en adequaatheid van werkgebieden van de andere sleutelfuncties.

In het kader van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel zouden de sleutelfunctiehouders moeten beoordelen of de taakverdeling tussen de sleutelfunctiehouders goed op elkaar aansluit ter voorkoming van doublures, waar ze elkaar aanvullen en tegelijkertijd geen onderdelen worden gemist.

Hoe verhouden de sleutelfuncties zich tot elkaar?

De sleutelfunctie actuarieel geeft input op diverse onderwerpen waarbij de focus zal liggen op de actuariële aspecten in het beleid en de onderbouwing van de evenwichtigheid. Relevante onderwerpen zijn beleidsaanpassingen, het overbruggingsplan, invaren en datakwaliteit.

De sleutelfunctie risicobeheer kan hier gebruik van maken bij het uitvoeren van zijn taken. Het aandachtsgebied van de sleutelfunctie risicobeheer omvat het hele pensioenfonds, maar daarbinnen zal de sleutelfunctie (risico gebaseerd) extra diepgang aanbrengen op specifieke onderwerpen zoals (evenwichtige) besluitvorming, datakwaliteit, en projectbeheersing.

De sleutelfunctie interne audit vormt het sluitstuk van alle waarborgen binnen een pensioenfonds wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering en ziet ook toe op taken die onder de verantwoordelijkheid vallen van de risicobeheersfunctie en de actuariële functie. De sleutelfunctie interne audit zal ook gebruik maken van de oordelen van deze sleutelfuncties. Specifiek in het kader van de transitie zou de sleutelfunctie interne audit opdracht kunnen krijgen om de toereikendheid van het bestuurlijke programma te beoordelen en de beheersing van het transitieproject.

De sleutelfunctiehouders zullen gedurende de transitiefase hun oordelen over diverse onderwerpen verstrekken waarbij vooral tijdigheid van elk oordeel een belangrijk aandachtspunt is, zodat het bestuur in staat kan worden gesteld om bij te sturen.

Efficiënte inrichting van de samenwerking

Het is duidelijk dat de sleutelfuncties elkaar kunnen en moeten aanvullen en versterken, ieder met hun eigen verantwoordelijkheden.

Bespreek dit dus tijdig in de transitiefase, wacht er niet te lang meer mee. Stem de agenda en planning op elkaar af, zorg voor tussentijdse voortgangsgesprekken en leg vast wat de rolverdeling wordt, en voorkom dat de sleutelfuncties op elkaars stoel gaan zitten, of elkaars werk nog eens overdoen.

Neem het bestuur en de projectorganisatie daarin mee, en zorg ervoor dat de belangrijke attentiepunten worden meegenomen in de planning van de transitiefase zodat de sleutelfunctiehouders tijdig worden aangehaakt.

Transparant en aantoonbaar

DNB heeft aangegeven gebruik te zullen maken van het werk van de sleutelfuncties. Dit werd onder meer besproken tijdens een rondetafelbijeenkomst over ‘de rol van de sleutelfunctie risicobeheer tijdens de transitie’. Daarvoor is het noodzakelijk dat oordelen en verslagen van de verschillende sleutelfunctiehouders transparant en aantoonbaar worden vastgelegd, zodat deze als informatiebron voor DNB kunnen dienen. Alleen dan kan DNB echt gebruik maken van het werk dat het fonds vanuit de tweede en derde lijn al heeft gedaan.