Charco & Dique: UBO-registratie en -kwalificatie

June 22, 2020

Door Gijs van Schalwijk, Consultant Charco & Dique

De basis voor het UBO-register werd al in 2015 gelegd, met de komst van de Vierde Europese anti-witwasrichtlijn (AMLD4). In het register moet voor iedere vennootschap een Ultimate Beneficial Owner (UBO) geregistreerd worden. Inmiddels zijn de vereisten aan het UBO-register verder aangescherpt en is het wetsvoorstel in behandeling in de Eerste Kamer. Op 23 juni zal hierover worden gestemd.

Overgangsregeling na inwerkingtreding

Na de inwerkingtreding van de implementatiewet registratie UBO zijn vennootschappen verplicht een UBO te registreren. Indien een vennootschap al bestond op het moment van inwerkingtreding geldt een overgangsregeling. In die situatie heeft de vennootschap 18 maanden de tijd om de UBO (of UBO’s) te registreren in het UBO-register. Het Nederlandse UBO-register gaat deel uitmaken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

UBO-registratieplicht niet voor iedere vennootschap

Niet iedere vennootschap is verplicht een UBO te registreren. In de eerste plaats geldt de registratieplicht enkel voor in Nederland opgerichte vennootschappen. Vennootschappen die niet opgericht zijn in Nederland maar in een andere lidstaat van de Europese Unie hebben een registratieplicht in de lidstaat waar zij opgericht zijn.

In de tweede plaats geldt de registratieplicht niet voor alle in Nederland opgerichte vennootschappen. Alleen voor de volgende vennootschappen geldt een registratieplicht:

• Niet-beursgenoteerde besloten vennootschappen;
• Niet-beursgenoteerde naamloze vennootschappen;
• Stichtingen;
• Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
• Onderlinge waarborgmaatschappijen;
• Coöperaties;
• Maatschappen;
• Vennootschappen onder firma;
• Commanditaire vennootschappen;
• Europese naamloze vennootschappen;
• Europese coöperatieve vennootschappen;
• Europese economische samenwerkingsverbanden.

UBO en ‘pseudo-UBO’

Een natuurlijk persoon kwalificeert als UBO als hij 25% of meer van de aandelen of stemrecht in een vennootschap bezit of in het geval van een vof of maatschap een eigendomsbelang of zeggenschap heeft van 25% of meer.

Maar, waarschuwt van Schalkwijk, indien de UBO van een vennootschap niet kan worden vastgesteld omdat er geen persoon is met een 25% eigendomsbelang of meer dan 25% stemrecht, ontkomt die vennootschap niet aan de registratieplicht. ‘’In dergelijke situaties moet de persoon die feitelijk zeggenschap heeft in de vennootschap geregistreerd worden in het UBO-register. Dit wordt ook wel de ‘pseudo-UBO’ genoemd. Indien een vennootschap geen UBO kan identificeren worden alle leden van het bestuur van die vennootschap geregistreerd als pseudo-UBO. Er is namelijk geen grond om onderscheid te maken tussen de verschillende bestuurders.’’

Discussie rondom privacy

Op 16 juni debatteerde de Eerste Kamer met minister Hoekstra van Financiën over de Implementatiewet registratie UBO. Een belangrijk punt van discussie was de privacy van de bestuurders die in het register worden opgenomen. Het UBO-register is namelijk, net als het Handelsregister, (tegen betaling) door iedereen te raadplegen. ‘’Om de privacy van als UBO geregistreerde personen te waarborgen zal het register worden gesplitst in een openbaar deel en een besloten deel,’’ vertelt van Schalkwijk. ‘’De informatie in het besloten deel zal enkel toegankelijk zijn voor bevoegde autoriteiten en de FIU-Nederland. Denk hierbij aan gegevens als geboortedatum en -plaats, woonadres en -plaats, BSN-nummer en identiteitsdocumenten.’’

Correcte wijze van registreren

De UBO van een vennootschap moet worden geregistreerd door de vennootschap. Om dit te doen moet een vennootschap de vereiste informatie inwinnen bij de UBO en de registratie van de UBO in het register verwerken. De persoon die tekenbevoegd is voor een vennootschap is bevoegd een UBO in te schrijven in het UBO-register.

Het UBO-register bevat naast de vereiste informatie ook een tweetal documenten. Dit zijn een afschrift van het identiteitsdocument van de UBO en een afschrift van documenten waaruit de aard en omvang van het economische belang van de UBO blijkt. Van Schalkwijk: ‘’Wij adviseren organisaties om nu alvast te inventariseren wie de UBO of pseudo-UBO is. Het kwalificeren en registreren van de UBO kan namelijk een ingewikkeld proces zijn. Charco & Dique kan hierin ondersteuning bieden.’’