AF Advisors: Grip op de Wtp-keten vraagt om een geborgde TOM

19 mei 2026

Door Ed Vermeulen, Director Organizational Consultancy, en Dirk-Jan Gerrits, Partner, beiden bij AF Advisors

Tijdens de door AF Advisors georganiseerde ronde tafels over SPR-implementatie werd opnieuw duidelijk hoe belangrijk een gezamenlijk target operating model (TOM) is voor pensioenfondsen.

Een TOM geeft overzicht in processen, afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en deliverables. Maar de echte grip ontstaat pas wanneer deze afspraken goed worden vertaald naar contracten, SLA’s, wijzigingsprocedures en escalatie-afspraken met de betrokken ketenpartners.

Een TOM als basis voor ketenregie

Onder de Wtp raken processen sterker met elkaar verbonden en nemen afhankelijkheden binnen het maandproces toe. Juist daardoor wordt regie op de keten belangrijker. Processen moeten in één keer goed verlopen. Correcties achteraf zijn onwenselijk, zeker wanneer fouten direct impact hebben op de pensioenvermogens van deelnemers.

Dit geldt zowel voor de SPR als voor de FPR. Hoewel de operationele invulling verschilt, blijft een gezamenlijk TOM essentieel voor inzicht, overzicht en effectieve ketenregie. Bij de FPR is de invulling van de TA-functie een belangrijk vraagstuk. Bij de SPR ligt de nadruk juist op de verwerking van beschermings- en overrendementen en de verdeling daarvan over deelnemers en cohorten.

Voor zowel SPR als FPR is inzicht in de timing van alle stappen binnen het maandproces essentieel, ook wanneer een stap slechts door één serviceprovider wordt uitgevoerd. Het vervolg van het maandproces is daarvan immers afhankelijk. Door het volledige maandproces gezamenlijk met alle serviceproviders uit te werken in één TOM, ontstaat duidelijkheid over afhankelijkheden, planning en verantwoordelijkheden. Voor pensioenfondsen en besturen is dit extra belangrijk, omdat daar uiteindelijk de eindverantwoordelijkheid ligt. Daarnaast helpt een integraal overzicht om sneller te reageren op verstoringen in het proces en passende oplossingen te bepalen.

Risico’s van een beperkte scope

In de praktijk zien we dat sommige TOMs zich beperken tot de momenten van gegevensuitwisseling volgens de SIVI-standaarden. Op dat moment is er een directe afhankelijkheid tussen serviceproviders. Ook de invulling van procesverstorende events sluit daar vaak op aan, waarbij een standaardaanpak wordt aangepast naar klant- of fondsspecifieke omstandigheden. Daarmee blijven activiteiten die binnen serviceproviders zelf plaatsvinden buiten beeld en wordt verwezen naar bilaterale overeenkomsten.

Dat maakt het lastiger om alle opeenvolgende stappen in samenhang te zien en de totale doorlooptijd per maand te bepalen. Inzicht of alles wel past bij korte maanden met weinig werkdagen is er dan niet. Bij incidenten die escalatie vereisen, wordt het lastiger te bepalen binnen de beschikbare tijd nog haalbaar is wanneer het totaaloverzicht ontbreekt. Daarmee komt effectieve ketenregie door het fonds juist onder druk te staan op momenten waarop die het hardst nodig is.

Vastlegging van verantwoordelijkheden en contractering

De TOM-afspraken kunnen contractueel worden vastgelegd in een multi-partite overeenkomst of via bilaterale overeenkomsten met bijbehorende SLA’s. Ongeacht de gekozen vorm moeten de afspraken uit de TOM contractueel worden geborgd. Daarbij moet de samenwerking tussen alle ketenpartners worden vastgelegd en moeten afspraken met iedere ketenpartner juridisch afdwingbaar zijn en onderdeel uitmaken van de uitbestedingsovereenkomst.

Daarnaast moet worden geborgd dat de procedures in de TOM niet gewijzigd kunnen worden zonder toestemming van het pensioenfonds. Wijzigingen moeten gezamenlijk met alle betrokken ketenpartners worden afgestemd. Dit is essentieel voor grip op de uitbesteding. Op basis van onze ervaring adviseren wij om ervoor te zorgen dat de TOM en de afspraken met ketenpartners naadloos op elkaar aansluiten, zodat niets tussen wal en schip valt.

Bij bilaterale overeenkomsten hangt de precieze invulling van de contractuele afspraken mede af van de overkoepelende TOM. Wijzigingen moeten daarom direct worden doorvertaald naar de bilaterale overeenkomsten en de SLA’s. Zo blijven de contracten consistent met de TOM en worden interpretatieverschillen voorkomen.

Governance en regie op de keten

Tijdens de ronde tafels kwam duidelijk naar voren dat een gezamenlijk TOM alleen effectief is wanneer pensioenfondsen zelf de regierol binnen de keten invullen. In de praktijk optimaliseren serviceproviders primair hun eigen processen en verantwoordelijkheden, terwijl het functioneren van de totale keten minder centraal staat. Juist daarom is actieve sturing vanuit het pensioenfonds noodzakelijk. Dat vraagt niet alleen om duidelijke governance-afspraken, maar ook om voldoende countervailing power vanuit bestuur en bestuursbureau. Het gaat onder meer om het beoordelen van planningen, inzicht in afhankelijkheden tussen partijen, monitoring van operationele risico’s en het tijdig escaleren van knelpunten in de keten.

Pensioenfondsen die reeds zijn ingevaren naar het Wtp-stelsel, gaven aan dat deze regiefunctie ook na de transitie essentieel blijft. Zeker bij procesverstorende events zijn duidelijke escalatieprocedures en tijdige end-to-end ketentesten noodzakelijk om risico’s beheersbaar te houden. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat governance niet automatisch verbetert door extra documentatie of aanvullende controlelagen. Effectieve governance ontstaat juist door gericht inzicht in kritieke processen, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden binnen de keten. Een integraal TOM vormt daarvoor een belangrijke basis.

Conclusie

Voor zowel SPR als FPR blijft een integraal TOM essentieel voor effectieve regie op de pensioenketen. Zonder gezamenlijk overzicht van processen, afhankelijkheden en verantwoordelijkheden wordt het voor pensioenfondsen lastig om hun regierol daadwerkelijk in te vullen.