Dick Kamp: Langere uitbestedingsketens, toch in control

31 mei 2022

Door Dick Kamp, Director Pension, Investment and Risk bij Milliman Pensioenen

Pensioenfondsen zijn bijzondere organisaties. Veel fondsen bestaan slechts uit een bestuur, een raad van toezicht en een bestuursbureau, met een juridisch envelopje eromheen. In de daadwerkelijke operatie en dienstverlening aan de deelnemers en de werkgevers doen zij niet heel veel zelf. Veel hoofdtaken, zoals administratie, beleggen en communiceren, worden uitbesteed.

Uitbesteding vindt veelal plaats aan partijen die ook andere klanten, doorgaans pensioenfondsen, bedienen. En ook deze partijen hebben onderdelen van hun bedrijfsvoering uitbesteed aan andere partijen. Zo mogelijk geldt ook voor deze partijen hetzelfde. Bijzondere aandacht gaat uit naar bijvoorbeeld informatiebeveiliging en businesscontinuïteit. Kortom, het is een complexe wereld met veel afhankelijkheden.

En toch, het pensioenfonds is verantwoordelijk voor de continue en hoogwaardige dienstverlening en dus ook voor de informatiebeveiliging en businesscontinuïteit over de gehele procesgang. Het gaat immers om vertrouwen in het huidig en toekomstig inkomen van vele mensen. Het pensioenfonds moet in control zijn. Altijd. Maar hoe dan?

Inzicht, overzicht, afspraken en toezicht. Aan de hand van deze vier steekwoorden beschrijf ik hoe het pensioenfonds met steeds langer wordende uitbestedingsketens in control kan zijn.

Inzicht

Dit betreft het zicht hebben op het proces of de processen die zijn uitbesteed. Het is van belang om ten minste op hoofdlijnen deze processen te begrijpen en inzicht te hebben in het belang van deze processen in de realisatie van missie, visie en strategie. Onderdeel is het uitvoeren van een risicoanalyse.

Het verkregen inzicht is mede van belang voor het formuleren van relevant beleid. Immers, expliciet geformuleerd beleid is een uitstekend communicatiemiddel met uitbestedingspartijen.

Overzicht

Dit betreft het zicht hebben op wie welk proces uitvoert, welke onderdelen van de uitvoering verder zijn uitbesteed, welke eisen worden gesteld, welke contracten zijn afgesproken en wie vanuit het pensioenfonds betrokken is bij het toezicht.

Afspraken

Dit betreft het expliciet articuleren van de afspraken met uitbestedingspartijen. Onderdeel van de afspraken is (blijvende) overeenstemming tussen het beleid van het pensioenfonds en de uitvoering door de uitbestedingspartijen.

En vanwege toenemende onderuitbesteding door uitbestedingspartijen is het van belang in de overeenkomsten met uitbestedingspartijen tevens te voorzien dat de kwaliteitseisen aan de onderuitbestedingspartij minimaal gelijkwaardig zijn aan de eisen die het pensioenfonds stelt aan de uitbestedingspartij, inclusief monitoring en evaluatie.

Toezicht

Dit betreft de monitoring van de uitvoering door de uitbestedingspartij. Monitoring gaat verder dan het beoordelen van ISAE- en SOC-rapportages. Bij de monitoring is aandacht voor de blijvende overeenstemming van beleid, de governance en cultuur, de processen en de dienstverlening.

Onderdeel van het toezicht is de monitoring van de wijze waarop de uitbestedingspartij zijn onderuitbesteding beheerst. Bij monitoring hoort ook evaluatie. Hiermee zijn de ingrediënten van een lerende en relatie en verbeterde dienstverlening aanwezig.

Omdat uitbestedingspartijen vaak meerdere pensioenfondsen bedienen, is er een risico dat er spanning ontstaat op verschillend geformuleerde eisen door verschillende pensioenfondsen. Een degelijke basis voor beleidsformulering en uitvoering van een fit-gap analyse met het beleid van de uitbestedingspartij voorkomt grote problemen.

Dit is ook de basis voor het toegroeien van het beleid van de uitbestedingspartij naar dat van het pensioenfonds. Het pensioenfonds neemt hierbij de regie. Bewustzijn van het risico en regelmatige dialoog met collega-pensioenfondsen bij dezelfde uitvoerder vanuit de regierol is belangrijk.

Pensioenfondsbestuurder heeft u zicht op waar u staat in voldoende grip op uw (onder)uitbesteding?

Dit is de achtste column in een serie over risicomanagement. De serie heeft tot doel de lezer te prikkelen en risicomanagement te beschouwen als een integraal onderdeel van het runnen van een pensioenfonds.